¿Qué es un briefing, para qué sirve y cómo hacer uno paso a paso?

Si quieres poner en marcha una página web, un plan de marketing o cualquier proyecto, vas a necesitar un briefing. Esta será la manera con la que podrás llevar un control de tu progreso al tener bien definido lo que quieres hacer.

¿Te imaginas construir una casa sin un plano, o al menos una idea mental bien definida del diseño? Seguro que no. Pues lo mismo pasa con los proyectos de marketing, no puedes llevar a cabo ninguno sin un briefing.

Siendo que es tan importante, seguro que te preguntas: “¿Qué es un briefing?”. En este artículo voy a explicarlo, también te contaré cuáles son los beneficios de usarlo y cuántos tipos existen. Al final te mostraremos cómo puedes hacer uno que sea efectivo.

¿Qué es un Briefing?

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Un briefing es un documento en el que se recogen todos los aspectos relevantes para un proyecto o tarea con la intención de tener un plan de acción bien definido.

El objetivo es poder satisfacer las necesidades del proyecto atendiéndolas desde un orden de prioridad o importancia. Aunque se usa en varios ámbitos, los más destacados son la publicidad y el marketing. Lo que se hace es recopilar las exigencias del cliente para elaborar, por ejemplo, una campaña de publicidad para su producto o servicio.

En el documento se recopilan los datos de la marca y las expectativas que tienen para la campaña. Por supuesto, no ha de ser un documento demasiado extenso, de hecho, el término briefing (que viene del inglés) se puede traducir como “resumen”. Esto significa que se trata de un informe resumido de lo que se espera realizar en el proyecto.

Por otra parte, no existe una única forma de realizar un briefing que aplique a todos los casos, pues cada proyecto difiere del resto en muchos factores. Es por eso que solo se pueden tomar como referencia algunos datos genéricos, y el resto sí debe ajustarse a las necesidades del plan.

A la hora de elaborarlo, puede ser interesante trabajar previamente con modelos o matrices que facilitan la visión de negocio. El modelo Canvas o los análisis DAFO o CAME pueden resultar útiles, sobre todo si se trabaja desde una perspectiva global de la empresa.

¿Para qué sirve un briefing?

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Elaborar un documento de estas características solo tiene ventajas para ti, tu equipo de trabajo y para el cliente. Para comprobarlo, aquí están esos beneficios y utilidades:

1. Facilita la organización

El briefing se rige por un orden de ideas orientado a encontrar información relevante, por lo tanto, esta va quedando plasmada de una manera fácil de consultar y de verificar, tanto por quien la creó como por los demás miembros del equipo. Por tanto, es un punto de partida útil y necesario en la gestión de proyectos.

Este resumen estratégico es fundamental para poder llevar a cabo el proyecto por fases, ya que esta es la manera más efectiva para llevar un control del progreso y optimizar la gestión del tiempo.

2. Se obtiene información confiable

Si bien es cierto que algunos aspectos se pueden deducir a partir del conocimiento y la experiencia que se tiene, es un error no preguntar directamente al cliente qué es lo que espera y cómo lo quiere.

Y con el briefing se formulan las preguntas apropiadas para oír de boca del cliente todas las explicaciones necesarias. Así se evita la improvisación que conduce a errores que hacen perder tiempo, dinero y puede que hasta al cliente.

3. Se consigue un progreso estable y constante

Como ya se sabe qué es lo que quiere el cliente y cómo espera tenerlo, el equipo se puede dedicar al proyecto con más confianza sabiendo que lo que hace no es erróneo.

Así, cuando haya reuniones o se tenga que entregar un informe del avance al cliente, este no descarte tantos elementos de la propuesta por no estar de acuerdo.

4. Permite trabajar mejor los cambios

Si el cliente piensa que hay que hacer algún cambio, se puede trabajar en base a lo que ya se hizo, es decir, descartando posibilidades en función de la información que se ha extraído del documento y lo que no ha funcionado.

La idea es reducir las posibles opciones para poder dar con lo que el cliente quiere.

Tipos de briefing

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A pesar de que no hay una sola forma de crear esta clase de resumen, sí se pueden especificar 4 tipos principales de este documento informativo, y son los siguientes:

De marketing

Este brief recopila toda la información referente a una campaña o plan de marketing que se vaya a poner en marcha.

Los datos están orientados a desarrollar dicha estrategia, y es principalmente elaborado por el equipo de marketing de la agencia, pues serán ellos los encargados de llevar a cabo la campaña.

Publicitario

En este documento se registran las acciones que espera realizar el cliente en conjunto con la agencia de publicidad. Aquí se define si la campaña será digital o física y cuál es el presupuesto para ello.

En él también queda reflejada la idea que tiene el cliente, para que el equipo pueda trabajar en torno a ese concepto, si procede.

De negocio

Es un resumen de las metas y aspiraciones de la empresa, y sirve para definir los objetivos a mediano y largo plazo, de esta manera comenzar a trabajar en base a ellos.

Aunque el de negocio puede ser de marketing, este no debe confundirse con el primer tipo, pues en este solo se tratan los puntos de manera más genérica.

Creativo

Es el tipo de resumen más detallado que se puede hacer, ya que se trata de los detalles específicos que se quiere usar para diseñar un anuncio, la web de la empresa y cualquier otro elemento gráfico para el proyecto.

Por lo general, se hace después del publicitario y, en algunos casos, del de marketing.

¿Cómo hacer un briefing en 10 pasos?

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Para los 4 tipos de resúmenes que acabamos de ver hay varios ítems que aplican al momento de crearlos, y si bien algunos pueden llegar a ser más relevantes que otros en ciertos mercados, igualmente tienen utilidad para el proyecto.

Estos son los pasos que debes seguir para crear un buen briefing:

1. Descripción general del proyecto

Dentro de este primer apartado tienes que incluir datos básicos, pero fundamentales, como el nombre de la empresa, años en el mercado, zona geográfica en la que tiene actividad comercial, si tiene presencia digital o no, y el tamaño de la empresa.

El objetivo es tratar de definir el perfil básico del cliente para ir conociendo su estilo comercial y la incidencia que tiene en el mercado, así como el nivel de competitividad, su posición en este aspecto y la ventaja que tiene.

2. Objetivos

En este caso no buscas saber los objetivos de la empresa como tal, sino los que pretende lograr con el proyecto que se va a emprender. Debes comprender si tu cliente aspira a metas realistas o si están fuera de lo posible.

Por supuesto, no se trata de descartar sus ideas, sino de que tú comprendas si lo que él quiere es posible.

3. Público objetivo

Es el conjunto de personas a las que aspira llegar el cliente con su proyecto, sea una campaña de marketing o de publicidad.

Lo que debes hacer es pedirle toda la información acerca del público objetivo, tales como cuáles son sus ingresos mensuales, cuáles son los problemas a los que se enfrenta, qué va a hacer la empresa por ellos, cuál es su propuesta de valor y qué tiene para ofrecer que sea diferente, etc.

4. Premisas del proyecto

Estas vendrían a ser los objetivos específicos que quiere alcanzar el cliente.

Estos son los aspectos innegociables a los que el cliente no está dispuesto a ceder en su proyecto. Por ejemplo, un objetivo general sería tener más visitas en la web, pero una premisa sería hacer que esos uusarios compren en la tienda online.

5. Restricciones del proyecto

Los problemas a los que se enfrenta la empresa deben identificarse, así como la fuente de los mismos y el efecto que tienen en la rentabilidad del negocio. Estos mismos podrían llegar a ser restricciones para el proyecto, impidiendo la consecución de los objetivos.

Además, aquí también puedes pedir que se identifique aquello que el cliente no quiere que esté o forme parte del proyecto.

6. Acciones

En el apartado de las acciones tienes que apuntar los trabajos que ya ha hecho la empresa en el pasado para alcanzar los objetivos planteados, así como los que se estén llevando a cabo en el momento.

Igualmente se puede enumerar cuáles son las tareas que quiere el cliente que se lleven a cabo, quizás para poder complementar las nuevas acciones con las que ya se están realizando.

7. Equipo

El equipo con el que cuenta la empresa para realizar las acciones también debe anotarse.

Todo el personal necesario para la conclusión del proyecto debe agruparse según sus tareas y especificar cuántos integrantes hay en cada grupo.

Esto permite coordinar los trabajos con el equipo de la agencia que llevará a cabo la idea.

8. Recursos necesarios

Igual que con el equipo, los recursos que la empresa dispondrá se deben plasmar para saber con qué se dispone, si será necesario comprar equipos y materiales o si utilizarán del inventario.

Dependiendo del tipo de resumen, podrían ser sillas, material de oficina, softwares, etc.

9. Presupuesto

Ahora hay que saber de cuánto capital dispone la empresa para realizar el proyecto, así como si destinará cierta cantidad a una actividad en específico o si lo dejará a criterio del asesor.

Por otra parte, se pueden tomar notas sobre las pasadas inversiones de la empresa para ver qué tan dispuestos están en invertir para lograr los objetivos.

10. Timing

El tiempo estimado para la consecución de los objetivos tiene que quedar claro, es indispensable ser realistas en este sentido.

Además, hay que ser sinceros con los plazos de fechas para cada reunión y de los resultados que se esperan tener para cada evento. Y por supuesto, hay que establecer la fecha estimada final para el proyecto.

Recuerda que no todos los clientes ni los proyectos son iguales, por lo que nunca trabajes en función de referencias pasadas. Más bien, adáptate a cada tarea añadiendo los plazos que sean necesarios.

Conclusión

En resumen, un briefing es un documento que te permite recopilar todos los datos importantes para la realización de cualquier proyecto, sea de negocios, de marketing, de publicidad o creativo.

Además, usar este tipo de herramientas te permitirá trabajar con base en objetivos reales, así como mantener un cronograma ordenado que te haga avanzar de manera firme y constante. Este pequeño resumen puede ser la diferencia entre la felicidad y la frustración al llevar a cabo tus proyectos.

FUENTE: José Facchin