LOS 5 SOFTWARES QUE NECESITA UNA EMPRESA PARA MEJORAR SU GESTIÓN EN 2022

EN LA ÉPOCA EN LA QUE VIVIMOS, ENTRADOS YA EN EL SIGLO XXI Y EN PLENO AUGE TECNOLÓGICO, NO ES POSIBLE NO HACER USO DE SOFTWARES PARA AYUDARNOS A GESTIONAR NUESTRA EMPRESA.

Por un lado por la alta demanda y exigencia de los clientes; por otra, para poder estar a la altura de la competencia y no quedar desactualizados.

Además, se trata de herramientas que nos pueden ser de gran ayuda para gestionar los distintos aspectos de nuestra empresa.

No es necesario digitalizar al 100% nuestra empresa. Entendemos que eso supone un cambio muy grande que no todos están dispuestos a asumir.

Sin embargo es algo altamente recomendable o, aunque sea, elegir un camino híbrido donde convivan aspectos digitalizados con otros aún analógicos. Esto puede realizarse utilizando software para ayudarnos en determinados aspectos específicos.

Si bien el software perfecto no existe, y queremos dejarlo claro desde el principio, puede existir aquel que encaja a la perfección con tus propias necesidades.

Hemos hecho a continuación una pequeña selección de 5 softwares que creemos pueden ser muy útiles para gestionar distintos aspectos de una empresa.

5 PROGRAMAS PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE TU EMPRESA

HOLDED

Encontraremos a menudo este programa catalogado como un programa de contabilidad. Sin embargo, esta descripción ya hace tiempo que se ha quedado obsoleta.

Holded, hoy en día, es mucho más. Se trata de un ERP o planificador de recursos, que nos permite gestionar toda la información que se genera en los distintos departamentos de la empresa.

Con Holded podemos gestionar la facturación, la contabilidad, las ventas, el inventario y los recursos humanos en un solo software. Al compartir la misma base de datos común, toda la información está siempre disponible y actualizada. Agilizando, así, todos los procesos internos de nuestra empresa.

No obstante, lo que destaca de este programa es que nos permite gestionar de forma automática muchas tareas diarias. La creación y envío de facturas, la conciliación bancaria o la creación de asientos contables son solo algunas de las gestiones que Holded puede realizar de forma automática.

Holded también nos permite crear informes con los datos actualizados y en tiempo real para poder tener una visión global de la situación y así poder tomar mejores decisiones  que aseguren el bienestar y la rentabilidad de la empresa.

Además, es compatible con múltiples dispositivos y funciona 100% en la nube. De modo que podemos acceder a la información y gestionar nuestra empresa desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Independientemente de que se trate de una empresa grande, mediana o pequeña, Holded puede amoldarse a tus necesidades y ser una herramienta muy útil para la gestión cotidiana y a largo plazo.

KLIPPA

Anteriormente hemos mencionado que, aunque recomendable, no es necesario tener una empresa que esté 100% digitalizada. Es posible que haya que elegir qué aspectos nos convienen digitalizar, ya sea por cuestiones económicas o porque no implican un cambio demasiado grande.

La gestión documental es uno de los aspectos que creemos deben ser tenidos en cuenta. Por un lado, porque los documentos en formato físico ocupan espacio ―algunas veces demasiado― , por otro lado porque son sensibles a robos, extravíos o daños. 

Evidentemente queremos que los documentos importantes o necesarios estén siempre disponibles y seguros. La mejor manera de aumentar la seguridad es digitalizarlos y, a su vez, la mejor manera de hacer esto es utilizando Klippa.

Se trata de un software de reconocimiento óptico que se encarga de escanear, analizar y transformar toda la información de un documento físico a uno digital.

Aunque esto puede parecer un simple escaneado de documentos, va mucho más allá. Ya que el programa “lee” los datos y los vuelca en un formato nuevo, digital y completamente editable. Toda la información está disponible y es detectable por buscadores.

Además, Klippa puede reconocer el idioma e, incluso, de qué tipo de documento se trata. Si, por ejemplo, lo implementamos junto con nuestro programa de contabilidad, se encargará automáticamente de volcar en la base de datos la información recabada de cada factura.

Nos permite, por tanto, ahorrar tiempo en cada proceso y disminuir los costes de procesamiento. Todo esto con un margen de error mínimo. 

Klippa puede ser una herramienta realmente útil que puede ayudarnos a agilizar la gestión y el almacenamiento de los documentos sin necesidad de cambiar la estructura de nuestra empresa.

NOTION

Es difícil catalogar a Notion dentro de un tipo de programas particular. Se suele hablar de gestor de proyectos o de programa para mejorar la productividad. Ambos son ciertos, pero da la sensación de que se está quedando corta la descripción.

Para resumirlo en pocas palabras, Notion es una herramienta que se puede utilizar para cualquier cosa que esté relacionada con la manipulación de datos digitales. La misma herramienta nos sirve para crear un documento de texto, una base de datos o una checklist.

Funciona por bloques y el punto de partida es siempre el mismo. Dependiendo de lo que queramos crear, tendremos disponibles distintas plantillas que nos pueden servir de base para conseguir el contenido que queremos.

Al ser tan abierto y tener tantas posibilidades, es normal que al principio parezca difícil de usar. Sin embargo, una vez entendido lo básico, se trata de un programa muy intuitivo. Sobre todo, teniendo en cuenta la cantidad de funciones que posee.

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Como ya hemos mencionado, podemos crear documentos al estilo programa de ofimática, como también listas de tareas a realizar o tomar notas. Sin embargo, la joya de la corona es su sistema de gestión de proyectos.

Si estamos acostumbrados a otras herramientas como Trello o Asana, probablemente el sistema Kanban nos sea más cómodo. Aunque también podemos crear tarjetas y tareas puntuales, o visualizarlo en formato calendario. Sea cual sea la opción que nos resulte más cómoda, podremos personalizarla.

Al tener nuestras tareas organizadas y toda la información disponible, nunca más entregaremos algo fuera de plazo ni olvidaremos de realizar nada.

Utilizando Notion, podremos aumentar nuestra productividad de manera cómoda, sencilla e intuitiva.

HOOTSUITE

Nos guste o no, las redes sociales forman parte de nuestra vida, tanto privada como profesional. Se han convertido en una herramienta que va mucho más allá de un instrumento para comunicarse y estar en contacto.

Para las empresas es un escaparate enorme que les permite llegar a lugares y personas  a los que jamás se hubiera pensado. Además, nos permite estar en contacto con los clientes, fidelizar, mejorar nuestra imágen o reputación y ofrecer nuevos métodos para contactarnos.

El aspecto negativo es que se necesitan perfiles activos, en los que casi siempre debemos estar disponibles y no siempre se dispone del tiempo necesario para esto.

Si no queremos desaprovechar la exposición y ventajas de tener presencia en redes sociales, pero no disponemos de tanto tiempo como quisiéramos para ello, podemos utilizar Hootsuite.

Hootsuite es un gestor de redes sociales que nos hará la vida ― real y virtual― mucho más sencilla.

Su principal funcionalidad es que permite gestionar todos los perfiles de las distintas redes a través de una sola plataforma. Tenemos un mando único para publicar o responder comentarios tanto en Facebook, como Linkedin o Instagram, por ejemplo.

Podemos programar las distintas publicaciones para que se publiquen de forma automática en determinados horarios, aprovechando, así, los momentos de mayor exposición o audiencia.

Hootsuite también nos permite generar informes detallados sobre cada publicación o estrategia en redes. Ver qué aspectos fueron un éxito y cuáles no, para poder analizar y realizar cambios de cara a la próxima.

También podemos realizar una búsqueda para monitorizar la competencia y la reputación propia. A través de palabras clave el programa nos permite encontrar comentarios o reseñas de todo tipo.

En definitiva, no hay mejor y más completa herramienta para poder tener visibilidad online que Hootsuite.

MARKETO

Para seguir hablando del tema de presencia online, hablaremos de un programa que sirve para automatizar el marketing de manera sencilla e intuitiva. Se trata de Marketo, uno de los programas de inbound marketing más populares.

Una estrategia de marketing puede ser abordada desde distintos frentes, ya sean las redes sociales mencionadas anteriormente, la publicidad en web o la optimización de SEO de nuestra web.

El objetivo, en última instancia, es siempre el mismo: aumentar las ventas. Sin embargo, existen muchas maneras de conseguir esto y muchos objetivos más pequeños que Marketo puede ayudarnos a conseguir.

Podemos apostar por una atención al cliente más cuidada con mayor presencia en redes, crear contenido de calidad en nuestra web o afianzar a los clientes ya conseguidos a través de emails con ofertas especiales y personalizadas. Todo esto es fácilmente realizable a través de Marketo.

Sea cual sea la estrategia que elijas seguir, Marketo te ayudará a que tu cartera de clientes aumente, al igual que su satisfacción y tus ventas. Es la herramienta más completa y útil para llevar adelante la estrategia de marketing de tu empresa.

Fuente/ Infopymes.